Questo post costituisce la continuazione del precedente, nel quale sono state introdotte alcune considerazioni utili ad una creazione ed ad una gestione efficace dei documenti di Excel.
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Separare i dati dalla logica di calcolo

E' pratica frequente, per chi lavora con fogli di calcolo, quella di avere all'interno di uno stesso foglio di lavoro sia la struttura dati, sia la sezione in cui si effettuano calcoli e si estraggono informazioni di riepilogo. E' in realtà piu' comodo ed efficace mantenere separati (quando possibile) i due aspetti, ossia avere le strutture dati all'interno di uno (o piu' fogli), e i calcoli o le elaborazioni di riepilogo in altri; in questo modo le tabelle dati sono libere di permettere l'inserimento di nuove righe, senza che sia necessario riposizionare le formule ed i calcoli, rischiando di avere intervalli di riferimento nelle formule da verificare o aggiornare.
Un ulteriore vantaggio di tale pratica e' quello che permette, nei fogli in cui si inseriscono i calcoli, di specificare riferimenti di celle che coinvolgano intere colonne (o righe) : in questo modo, aggiungendo nuove righe alle tabelle, non si avrà il problema di verificare ed aggiornare gli intervalli, le nuove celle saranno incluse automaticamente in quanto appartenenti ad una colonna interamente coinvolta nelle formule.

Vincolare l'inserimento dei contenuti

I fogli di calcolo normalmente permettono l'inserimento di qualsiasi tipo di contenuto nelle celle. Ci sono pero' alcuni strumenti che permettono di indirizzare l'utilizzatore dei documenti, stabilendo dei vincoli o dei limiti a contenuti e funzionalità.
E' presente in Excel lo strumento "convalida dati", che permette di definire quale sia il contenuto lecito per celle o gruppi di celle. In questo modo si possono prevenire inserimenti di valori non compatibili con le logiche di calcolo definite (per evitare ad esempio che si inseriscano dei testi in celle il cui contenuto e' coinvolto in operazioni di somma, o dei numeri decimali all'interno di celle che devono ospitare solo valori interi). Uno strumento del genere, intervendo a monte del processo di inserimento dati, garantisce una maggiore robustezza dei calcoli e quindi una migliore affidabilità dell'intero documento di lavoro.
Un altro strumento interessante in questo contesto e' quello che permette di gestire la protezione di celle o funzionalità, e limitarne l'accesso ai soli utenti autorizzati (normalmente a conoscenza della password per rimuovere la protezione). In questo modo si possono prevenire alterazioni, a volte  accidentali, di porzioni del documento, come ad esempio celle o gruppi di celle che contengano formule di una certa importanza e che in nessun modo possono correre il rischio di essere  modificate.
Una terza funzionalità che vale la pena citare in questa sede riguarda la possibilità di definire "tabelle dati"; una tabella dati in Excel non e' un semplice insieme di celle valorizzate, organizzate in righe e colonne, bensì un'area, con limiti ben definiti, che contiene al suo interno la struttura dati su cui si lavora.
La tabella cosi' creata permette di lasciar gestire ad Excel l'inserimento automatico delle nuove righe, permette di attivare automaticamente gli indicatori per il filtro sui dati, e consente di aggiungere in coda alla struttura una riga di riepilogo, la cui posizione si adatta automaticamente a nuove righe eventualmente inserite.

Importare e collegare dati esterni

uno degli aspetti piu' interessanti di Microsoft Excel riguarda la possibilità di usare l'applicazione come strumento di calcolo su strutture dati non necessariamente definite in Excel. Utilizzando infatti le cosiddette "origini dati", dei canali di collegamento tra il sistema operativo e strutture dati di ogni tipo, e' possibile agganciare (collegare) o riversare (importare) le informazioni su cui poi effettuare i calcoli.
Operando in questo modo Excel mette a disposizione gli strumenti piu' avanzati (tabelle pivot, funzioni della libreria, subtotali e strumenti di analisi sui dati) per operare su ogni possibile tabella dati, sia essa definita in un database (Oracle, SQLServer, MySQL, IBM AS400), sia essa l'esportazione in formato testuale di una qualsiasi piattaforma gestionale, sia essa una tabella dati contenuta in una pagina web. Si ritorna in questo caso alla separazione dei contenuti rispetto alla logica di calcolo, in quanto all'interno di uno o piu' fogli si avranno le tabelle dati collegate o importate, e in altri fogli le formule, le informazioni di riepilogo, gli strumenti di analisi. Avere un documento di Excel contenente dati collegati a sogenti esterne permette inoltre di realizzare e mantenere documenti il cui contenuto si aggiorni automaticamente se i dati provenienti dall'esterno vengono modificati, e quindi aumenta la produttività utente in quanto non costringe l'utilizzatore a creare nuovi documenti per analizzare strutture dati che nel corso del tempo siano soggette ad aggiornamento dei contenuti.