Quando si lavora con programmi di tipo "foglio di calcolo", (Microsoft Excel ed Openoffice Calc sono le due applicazioni decisamente più popolari), si ha a disposizione uno strumento molto efficace per analizzare strutture dati, implementare funzioni di calcolo, estrarre informazioni di riepilogo e generare reportistica di ogni tipo.
Spesso l'utilizzo di queste applicazioni e' limitato alla conoscenza degli strumenti di base: si realizza una veloce tabella contenente i dati da gestire, se ne gestisce il formato in modo che sia presentata nella veste (anche grafica) piu' efficace, e si inseriscono le formule ed i calcoli necessari.
Utilizzando applicazioni di questo tipo ci sono alcuni aspetti che in genere non vengono presi in considerazione, e che permettero di ottimizzare i documenti e la propria produttività.
Non esiste una ricetta "perfetta" per realizzare e gestire i propri fogli di calcolo, e' pero' possibile pensare ad un insieme di "linee guida", di best-practices che permettono nel tempo di realizzare documenti ben strutturati, riutilizzabili, ma soprattutto efficaci e rispondenti alle proprie esigenze e necessità di calcolo.

Centralizzare la posizione dei file

Spesso i file vengono creati "dove capita"; il desktop o la cartella "documenti" del proprio profilo utente sono parcheggi temporanei e veloci per qualunque tipo di documento. Non si tiene conto pero' del fatto che queste cartelle spesso non sono coperte da processi di backup, e quindi sono esposte innanzitutto al grave rischio di non poter essere recuperate in caso di danni al disco, di cancellazioni o modifiche (anche accidentali) a file e cartelle.
Se si lavora in un contesto aziendale e' bene utilizzare le cartelle di rete specifiche, predisposte dal proprio personale IT. Una cartella di rete ha il vantaggio di essere accessibile a piu' utenti, di essere raggiungibile indipendentemente dal pc utilizzato (autorizzazioni di accesso permettendo) e di essere periodicamente ispezionata dai processi di backup. Le cartelle di rete condivise sono quindi la soluzione migliore per il posizionamento (fin dalla loro creazione) dei fogli di calcolo. Se si lavora in un contesto domestico o comunque personale, non sempre si ha a disposizione una rete di pc con servizi di condivisione o di backup; si possono comunque implementare le stesse funzionalità semplicemente condividendo la cartella del pc in cui si decide di ospitare i file e le cartelle di lavoro, e ricordandosi di fare periodicamente una copia delle stesse risorse (anche una usb pen puo' servire efficacemente da dispositivo di backup, in un contesto non aziendale).
Disponendo quindi di una adeguata struttura di cartelle, conviene posizionarvi i documenti di lavoro fin dalla creazione, per evitare che collegamenti dati a documenti esterni, se presenti, non risultino piu' funzionanti.

Utilizzare modelli di documento

Una pratica comune, quando si deve creare un documento "simile" ad uno precedentemente realizzato, ma differente per parte del contenuto, consiste nell'utilizzare la voce di menu "salva con nome", presente nella maggior parte delle applicazioni; in questo modo si crea una copia del documento da cui si e' partiti, copia che successivamente viene "specializzata" variando il contenuto in modo da adattare il documento alla nuova esigenza. Si pensi alla realizzazione di preventivi, di offerte, di moduli di acquisto materiale, o di tabelle di anagrafica di vario genere.
I modelli servono appunto a coprire necessità di questo tipo: in sostanza un modello di documento (ed Excel non fa eccezione) permette di creare un "template", ossia uno schema di documento di lavoro, a cui devono essere aggiunte le informazioni specifiche, quelle che in sostanza differenzierebbero un documento da tutti gli altri su questo basati. Il modello di documento previene inoltre, per la sua stessa natura, il problema della sovrascrittura accidentale di un documento già esistente, possibile se si lavora con la strategia del "salva con nome". Lavorando infatti con file basati su modelli, l'unica opzione di salvataggio lecita e' proprio "salva con nome", e quindi l'autore del documento sarà obbligatoriamente invitato ad assegnare un nome al file ed un percorso; il modello non può venire modificato, a meno che non si stia espressamente lavorando al suo contenuto (e' sufficiente aprire il file come modello, e non come documento basato su modello).
Organizzare i propri documenti creando modelli permette, in contesto aziendale, di standardizzare la produzione dei contenuti : l'azienda puo' realizzare documenti con logo, contatti e riferimenti e farli utilizzare ai propri dipendenti per semplificare le attività di creazione delle strutture dati, e per uniformare contenuti e logiche di presentazione degli stessi.