Verificando un paio di dubbi che sono emersi durante i corsi di formazione che ho iniziato la settimana scorsa per il Comune di Casalecchio di Reno (Bologna), ho trovato un po' di chiarimenti in rete, e vorrei approfittare del mio blog per segnalare le informazioni che permettono di impostare le opzioni di visualizzazione corrette :
Ore negative in Excel : la visualizzazione delle ore negative con il programma Microsoft Excel ? una problematica ricorrente in tutti i fogli di lavoro che gestiscano ad esempio le presenze dei dipendenti in un contesto lavorativo (ufficio personale, controllo di gestione). Il problema si presenta nel momento in cui si imposta il formato di una cella o di una colonna selezionando la categoria "ore", ed inserendo all'interno della cella un valore negativo (ad esempio "-2:00" per voler esprimere l'informazione che mancano due ore, o siano due ore di credito, e cosi' via, a seconda del problema da gestire).
Excel sembra segnalare con un errore l'inserimento di un numero di ore negativo. In realt? ? sufficiente utilizzare il cosiddetto "sistema data 1904" ed il problema si risolve immediatamente. Excel esprimere le date calcolandole a partire da una data di riferimento, e permette di utilizzare il "sistema data 1900" o il "sistema data 1904", a seconda che si voglia esprimere la data a partire dal primo gennaio del primo anno o del secondo. Normalmente Excel utilizza il sistema data 1900, per garantire una maggiore compatibilit? con altri programmi di tipo foglio di calcolo.
Per impostare il sistema data 1904, e quindi risolvere il problema della mancata visualizzazione delle ore negative, e' sufficiente aprire il menu "strumenti", selezionare "opzioni", quindi aprire il tab "calcolo" e attivare la spunta nella casella "sistema data 1904". Sar? a questo punto possibile inserire e gestire quantitativi negativi di ore.
Codici di campo in Word : la creazione di un sommario o di un indice analitico, ma anche il semplice inserimento di una immagine rpesa dal web, a volte sembra presentare il problema di una mancata visualizzazione del contenuto o del testo generato (come nel caso di un sommario). Word utilizza i cosiddetti "codici di campo", ossia dei codici espressi utilizzando una sintassi ben definita (rimando alle documentazioni Microsoft per gli approfondimenti), che esprimono le informazioni che di volta in volta permettono la visualizzazione di campi speciali (data, ora corrente, autore del documento, voci di glossario). Puo' capitare quindi di ricorrere ad uno dei tanti strumenti offerti dal programma, ma di ritrovarsi all'interno del documento un enigmatico codice di campo, che esprime correttamente la sintassi di cio' che deve mostrare, ma a tutti gli effetti non esprime il contenuto desiderato. Tale contenuto e' comunque visibile nell'anteprima di stampa, perche' in sede di stampa i codici di campo non verranno comunque mostrati; per ovviare a questa problematica, che riguarda il puro aspetto visualizzativo delle informazioni desiderate, si puo' aprire il menu "strumenti", selezionare la voce "opzioni", quindi il tab "visualizza", e disabilitare l'opzione "codici di campo". In alternativa esiste la scorciatoia da tastiera "alt+F9".
