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Vediamo come raggruppare i campi di tipo data in una tabella pivot excel, per estrarre dati di riepilogo mensili, trimestrali o annuali all' interno di una tabella pivot

Uno strumento utile spesso non considerato in Excel, è quello che permette, in fase di compilazione delle celle di una tabella, di creare "al volo" un menù a tendina con l'elenco dei valori precedentemente inseriti nella stessa colonna.

Questo post costituisce la continuazione del precedente, nel quale sono state introdotte alcune considerazioni utili ad una creazione ed ad una gestione efficace dei documenti di Excel.
Si rimanda a questo link per l'articolo in questione

Quando si lavora con programmi di tipo "foglio di calcolo", (Microsoft Excel ed Openoffice Calc sono le due applicazioni decisamente più popolari), si ha a disposizione uno strumento molto efficace per analizzare strutture dati, implementare funzioni di calcolo, estrarre informazioni di riepilogo e generare reportistica di ogni tipo.

L’interazione tra Microsoft Excel e gli altri applicativi del pacchetto Office (come ad esempio Word e Powerpoint), permette di incorporare rapidamente dati e grafici tra documenti differenti.
Per riversare dati e grafici da Excel in un’altra applicazione del pacchetto Office, si hanno a disposizione due modalità :

Un documento di Excel 2007 con macro deve essere salvato con il formato appropriato previsto per la nuova versione, che e' "cartella di lavoro con attivazione macro"; verrà salvato un file con estensione "xlsm", aprendo il quale l'applicazione presenterà all'utente la possibilità di attivare o meno le macro contenute all'interno.

Nella versione 2003 e' possibile trasformare una struttura dati (una tabella) in un cosiddetto "elenco", ossia in un gruppo di righe e colonne con possibilità di filtro automatico, riga di riepilogo e gestione automatica dell'inserimento nuove righe.
Nella versione 2007 le stesse funzionalità sono a disposizione posizionandosi nella scheda "inserisci", sezione "tabelle", pulsante "tabella", nella barra multifunzione.

La nuova interfaccia di Excel riorganizza gli strumenti e le funzionalità (ampliate rispetto alla versione precedente), e spesso può risultare difficile recuperare i pulsanti e le voci di menù più comunemente utilizzate.

Spesso ci si trova nella necessità di dover selezionare una intera tabella, e la cosa puo’ risultare alquanto scomoda, specie se la tabella o il riferimento dati da selezionare e’ molto esteso.
Si puo’ ricorrere alla tradizionale (ma imprecisa e rischiosa) selezione manuale delle righe e delle colonne che formano la tabella; e’ possibile, attivando il tasto “fine”, in concomitanza con il tasto “shift”, selezionare una intera riga o colonna, spostandosi con le frecce.

Quando si lavora con Microsoft Excel, si e’ normalmente abituati a lavorare in maniera “bidimensionale”, ossia accedendo a informazioni che sono salvate in celle identificabili mediante un indice di riga ed uno di colonna.
Una selezione di celle, comprendente più indici di riga e di colonna, viene normalmente visualizzata mediante un rettangolo, all'interno del foglio di lavoro correntemente in uso.

Quando in un rapporto di tabella pivot sono presenti dei campi che contengono delle date, e’ possibile organizzare il rapporto pivot in modo da mostrare dei valori di riepilogo per gruppi di date, come ad esempio i mesi, gli anni o anche i trimestri.

Microsoft Excel offre la possibilità di inserire delle regole di convalida per la verifica dei dati inseriti all'interno di una o piu' celle.
Lo strumento "convalida", nel menu' "dati", permette appunto di specificare i criteri di verifica : e' possibile richiedere solo numeri interi, decimali, date, testi con lunghezza minima.

Visto il sempre continuo interesse da parte delle aziende nei confronti di Microsoft Excel (utilizzato da ogni figura professionale nelle pi? svariate attivit? lavorative di ogni giorno), ho deciso di attivare un minicorso sull'arogmento delle tabelle pivot e dei subtotali.
Le tabelle pivot sono lo strumento principe per l'estrazione di informazioni di riepilogo quando si parte da una struttura dati anche complessa in formato tabellare.

In questi giorni sto lavorando al prototipo di una macro per permettere l'importazione di uno o pi? celle di dati Excel all'interno di un documento di Word.
Il problema e' di quelli classici : automatizzare la produzione di documenti di testo incorporando informazioni gi? definite e presenti in altri file.
La generazione di uno o piu' documenti di testo a partire da una tabella dati prevede normalmente l'utilizzo dello strumento "stampa unione", che permette di realizzare documenti personalizzati con le informazioni contenute nella struttura dati, e di personalizzare un documento di partenza incorporando i campi in posizioni predefinite dello stesso.

Verificando un paio di dubbi che sono emersi durante i corsi di formazione che ho iniziato la settimana scorsa per il Comune di Casalecchio di Reno (Bologna), ho trovato un po' di chiarimenti in rete, e vorrei approfittare del mio blog per segnalare le informazioni che permettono di impostare le opzioni di visualizzazione corrette :